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不動産業者に「リスク評価書」が必要な理由とは？――会社を守るための“健康診断書
こんにちは。にし不動産です。
不動産業を営んでいると、日々の業務に追われて「リスク管理は後回し」になってしまうことがあります。
しかし、不動産取引には、契約・法令・物件・顧客対応・資金・従業員など、さまざまなリスクが潜んでいます。
そこで重要になるのが「リスク評価書」です。
リスク評価書って、何のために作るの？
簡単に言えば、リスク評価書とは、
「自社には、どんなリスクがあり、そのリスクにどう対応するのか」
を整理したものです。
たとえば、
・契約内容の確認漏れ
・重要事項説明のミス
・宅建業法などの法令違反
・顧客とのトラブル
・個人情報の漏えい
・従業員による不正
・反社会的勢力との取引
・資金の流れに関する問題
・物件情報の誤り
・クレームや訴訟
など、不動産会社にはさまざまなリスクがあります。
「うちは今まで問題がなかったから大丈夫」と思っていても、問題が起きてからでは遅い場合があります。
リスク評価書は「会社の健康診断書」
リスク評価書は、難しく考える必要はありません。
イメージとしては、会社の健康診断書です。
健康診断では、
「ここは問題なし」
「ここは少し注意が必要」
「ここは早めに対策しましょう」
と、自分の状態を確認します。
会社も同じです。
「どこにリスクがあるのか」
「どのリスクが特に重要なのか」
「現在、どんな対策をしているのか」
「対策が足りないところはどこなのか」
を一度整理することで、会社の弱点が見えてきます。
大切なのは「作ること」より「活用すること」
リスク評価書は、作成してファイルにしまって終わりではありません。
大切なのは、実際の業務に活かすことです。
例えば、
「重要事項説明のチェック体制が弱い」
というリスクが見つかったとします。
そこで、
「担当者だけで確認するのではなく、別の担当者もチェックする」
という仕組みを作る。
また、
「顧客情報の管理が不十分」
という問題があれば、
「アクセス権限を見直す」「不要なデータを整理する」
など、具体的な改善につなげます。
つまり、
リスクを発見する → 評価する → 対策する → 見直す
という流れが重要です。
「万が一」のときに会社を守る
リスク評価書を作成しておくメリットは、問題を未然に防ぐことだけではありません。
万が一、トラブルが発生したときにも、
「会社として、どのようなリスクを認識していたのか」
「どのような管理体制を取っていたのか」
「どのような改善を行ってきたのか」
を整理しておくことができます。
もちろん、リスク評価書を作ったからといって、すべてのトラブルを防げるわけではありません。
しかし、「何となく管理する会社」から「リスクを把握して管理する会社」へ変わることには、大きな意味があります。
小さな不動産会社ほど、リスク評価が重要
「うちは少人数だから必要ない」と考えるのは、少し危険です。
むしろ少人数の会社では、特定の社員に業務が集中していたり、チェックする人がいなかったりするケースがあります。
そのため、
「担当者を信用する」ことと「仕組みとしてチェックする」ことは別物
と考えることが大切です。
会社が大きくなる前に、リスクを整理しておくことも将来の安心につながります。
まとめ
不動産業は、金額の大きな取引を扱い、法律や契約にも深く関わる仕事です。
だからこそ、
「問題が起きてから対応する」のではなく、「問題が起きる前にリスクを把握する」
ことが重要です。
リスク評価書は、難しい書類を作ることが目的ではありません。
自社の弱点を見つけ、社員と共有し、日々の業務をより安全にするためのツールです。
リスク評価書は、会社を責めるための書類ではなく、会社を守るための“健康診断書”。
一度、自社の業務を「リスク」という視点から見直してみてはいかがでしょうか。